Klachten

Triaspect vindt kwaliteit en klanttevredenheid erg belangrijk. Daarom zal Triaspect iedere klacht in behandeling nemen en op een gestructureerde wijze afhandelen om ervan te kunnen leren. In dit document staat beschreven hoe u bij Triaspect een klacht in kunt dienen en hoe deze in behandeling wordt genomen.

Definities

Klacht: een schriftelijke klacht met betrekking tot een training, calamiteitenonderzoek of onze service en dienstverlening. 

Klachtencommissie: De door Triaspect aangewezen personen die gezamenlijk verantwoordelijk zijn om klachten te behandelen conform dit reglement. De klachtencommissie bestaat uit een van de partners van Triaspect en twee medewerkers die niet betrokken waren bij de gebeurtenis of het proces waarop de klacht betrekking heeft. 

Klacht indienen

Een klacht kan digitaal worden ingediend bij Triaspect via het klachtenformulier onderaan deze pagina of per mail naar info@triaspect.nl. 

Iedere klacht dient in ieder geval de onderstaande gegevens te bevatten:

  • naam, e-mailadres en telefoonnummer waarop we u kunnen bereiken;
  • omschrijving van de training, het calamiteitenonderzoek of andere dienstverlening waarop de klacht betrekking heeft;
  • datum (data of periode) waarop de gebeurtenis heeft plaatsgevonden waarop de klacht betrekking heeft;
  • naam van de medewerker van Triaspect op wie de klacht betrekking heeft (indien van toepassing);
  • heldere omschrijving van de klacht.


Ontvankelijkheid klachten

De klacht dient uiterlijk drie maanden na de (laatste) datum waarop de gebeurtenis heeft plaatsgevonden te worden ingediend. Triaspect behoudt zich het recht voor om klachten die na deze termijn binnenkomen niet in behandeling te nemen.

Een klager, zoals een deelnemer aan een training, kan niet klagen bij Triaspect over aspecten of gronden van klachten waarvoor Triaspect in redelijkheid niet verantwoordelijk is of kan zijn. Triaspect behoudt zich het recht voor om dergelijke (onderdelen van) klachten niet in behandeling te nemen.

Behandeling van klachten

Iedere klacht wordt vertrouwelijk behandeld. De klachtencommissie zal de klacht en bijbehorende correspondentie enkel delen met direct betrokkenen en enkel voor zover noodzakelijk om over de klacht te kunnen oordelen en af te kunnen handelen. De klacht en bijbehorende correspondentie wordt tot 2 jaar na de datum van de afhandeling van de klacht (laatste correspondentie over de klacht met de indiener) bewaard en wordt daarna vernietigd.

De klachtencommissie zal binnen vijf werkdagen na ontvangst schriftelijk bevestigen aan de indiener dat de klacht is ontvangen.

Indien de klachtencommissie de klacht niet ontvankelijk acht, deelt de klachtencommissie dit schriftelijk en gemotiveerd mede aan de indiener binnen 5 werkdagen na ontvangst van de klacht.

De klachtencommissie doet vervolgens schriftelijk uitspraak door haar oordeel over de klacht te geven en eventueel aan te geven hoe deze dient te worden afgehandeld door Triaspect. De klachtencommissie streeft er naar binnen 4 weken na ontvangst van de klacht uitspraak te doen. Indien afhandeling binnen 4 weken na ontvangst niet mogelijk blijkt, zal de klachtencommissie hiervan de klager per e-mail gemotiveerd op de hoogte stellen en daarbij aangegeven binnen welke termijn wel uitsluitsel verwacht wordt.

Mocht het onverhoopt zo zijn dat beide partijen niet tot consensus kunnen komen dan schakelt Triaspect een onafhankelijke mediator in. De naam van de onafhankelijke mediator is via info@triaspect.nl opvraagbaar.

Uitspraak

De uitspraak van de onafhankelijke mediator is bindend voor Triaspect maar niet voor de klager. Wij streven ernaar om eventuele consequenties voor onze werkwijze of dienstverlening snel op te pakken en onze processen te verbeteren. 

Klachtenformulier

U dient eerst onze cookies te accepteren voordat u het formulier kunt verzenden in verband met het tegengaan van spam. Klik hier om onze cookies te accepteren.