We kennen allemaal de standaard vereisten voor het geven of volgen van een online bijeenkomst. Maar naast de verbinding met je wifi, wil ik ook het licht schijnen op de verbinding met je teamgenoten, collega’s of mede-deelnemers.
Zelf zat ik voor het begin van de intelligente lockdown al korte tijd thuis als gevolg van een onhandige val op de trap. Eerlijkheidshalve vond ik het dus best gezellig toen iedereen thuis kwam te zitten. Ik was niet meer de enige die alleen via de telefoon en laptop met collega’s moest communiceren, maar iedereen was ineens in mijn schuitje gestapt! We beginnen de dag nu met een dagstart: ik zie mijn collega’s nu misschien wel meer dan toen ik het land door croste voor het geven van trainingen. Leuk! Maar in mijn enthousiasme was ik ook zoekende: zoeken naar een passende vorm van online contact.
Dit dilemma speelde bij het hele team; we wilden de dagstart zo effectief mogelijk maken, maar er moest ook ruimte over blijven om te vragen “Hoe gaat het met jou?”. Er zaten dagen tussen waarop er alleen over koetjes en kalfjes werd gepraat, en dagen waarop we verzanden in het eindeloos overleggen over zakelijke dilemma’s. Nu hebben we de smaak inmiddels goed te pakken, waarbij de balans tussen sociaal en zakelijk contact in de dagstarts mooi in evenwicht is. Ook de online vergaderingen met collega’s worden met de dag effectiever, en terwijl ik dit schrijf ben ik er van overtuigd dat deze vorm voor ons team zal blijven plakken “post corona”.
Al snel werd duidelijk dat deze nieuwe situatie nog wel even ging duren, en ben ik gaan nadenken over, of en hoe ik onze trainingen in deze nieuwe werkwijze kon gieten. Bij het ontwikkelen van onze online trainingen heb ik me suf gezocht naar dé methode om online met elkaar te communiceren. Want naast de inhoud, staat eigenlijk de verbinding bij mij in de trainingen altijd centraal. Na het afstruinen van het internet, maar vooral ook op basis van mijn/onze eigen ervaringen wil ik hier de leukste en fijnste tips voor het hosten of deelnemen aan een online bijeenkomst met jullie delen:
- Te beginnen met het moeilijkste: contact. Ik heb niet de illusie dat ik in een online training hetzelfde contact kan maken als in real life, daarom is mijn eerste tip voor de host: Verander je mindset. Het is niet een kwestie van hetzelfde doen maar dan online. Ga terug naar de kern van jouw boodschap en ontdek opnieuw hoe deze online ook aan slaat! Zo heb ik ontdekt dat er een andere balans is tussen luisteren en doen, check ik of de informatie is aangekomen d.m.v. quizzen én moet ik veel bewuster ruimte open laten om de deelnemers de gelegenheid te geven te reageren.
- Uit verschillende onderzoeken blijkt dat je eerder verbinding voelt met iemand die oogcontact met je maakt. Ook online kan je hier rekening mee houden. Plak bijvoorbeeld een smiley naast je camera zodat je je deelnemers echt aan kijkt! Ook helpt het als je je scherm op ooghoogte kan plaatsen. Hiervoor hoef je geen dure laptopstandaards aan te schaffen, wat dacht je van die stapel boeken die je tijdens corona had willen lezen (maar waarvan het er eigenlijk nóg stééds niet is gekomen)? Ook qua lichaamstaal straal je nu een andere boodschap uit. Probeer het maar eens uit, hoe voelt het als een collega op jou “neer” kijkt tijdens een videocall? En hoe is dat als iemand naar je “op” kijkt? Kleine verandering.. groot effect: daar hou ik van!
- Het is voor iedereen lastiger om online je aandacht erbij te houden. Voor mij geldt de regel (eigenlijk altijd..): beheers prikkels. Ga op een rustige plek zitten waar je niet afgeleid kunt worden door anderen. Zorg dat je huisgenoten (lees: partner, (puber-)kinderen of indien je op kantoor zit: collega’s) weten dat jij niet gestoord mag worden en tot hoe laat je in de bijeenkomst zit. Zit je wel op een rumoerige plek en kan je daar niks aan veranderen? Zorg dat je zelf zo min mogelijk wordt afgeleid en doe oordopjes in. Zelf kan ik overal werken sinds de aanschaf van mijn noise cancelling koptelefoon (aanrader!).
- Om te zorgen dat ook andere deelnemers rustig kunnen luisteren is de mute-knop onze grootste vriend bij online bijeenkomsten. Als je niet praat, zet je je microfoon op mute, als je iets wilt vragen, steek je je virtuele hand op (bij teams en zoom) en vervolgens unmute jezelf zodat je kan zeggen wat je wil. Bij sommige programma’s kan je, naast jezelf, ook andere deelnemers muten, een handige functie die ze ook eens in real life zouden moeten uitvinden 😉
- De bijeenkomst is net zo leuk/interessant als je het zelf maakt. Dit geldt natuurlijk voor de host: maak je inhoud en opdrachten nuttig en boeiend, maar nog belangrijker: straal dit ook uit! Deze energie is net zo belangrijk in het echt als op het scherm. Ook als deelnemer kun jezelf uitdagen door vragen te stellen, maar ook van je te laten horen als je het ergens wel/niet mee eens bent, of un-mute jezelf eens voor die grap die je in het echt ook zou maken. Bij gebrek aan non-verbale communicatie is de verbale interactie extra belangrijk! Laat je niet tegenhouden door de “mute-regel”, maar laat het een methode zijn om goed naar elkaar te kunnen luisteren. Je zult zien dat de bijeenkomst hierdoor voor jou zelf, de andere deelnemers en de host meer opbrengt!
- Mijn vader heeft mij altijd geleerd: maak het jezelf (ook in de meest moeilijke situaties) zo comfortabel als mogelijk. Ook dit geldt voor het geven en volgen van online bijeenkomsten. Zo zet ik altijd een lekkere pot thee en steek ik (wanneer ik thuis werk) een kaars aan. Zit je de hele ochtend in een online bijeenkomst? Trakteer jezelf tijdens de pauze op een koffietje in de tuin of op de bank om even je hoofd leeg te maken.
- En we hebben de voorbeelden allemaal voorbijzien komen: maak het jezelf niet té comfortabel door half aangekleed of in je thuispak achter de computer te zitten. Je activeert (en motiveert) jezelf beter als je je kleedt zoals je normaal ook zou doen voor deze bijeenkomst!
- Niet geheel onbelangrijk: Respect. Als iemand plots weg moet of als iemand even in beeld blijft hangen met een gekke bek. Praat niet over elkaar en maak geen ongevraagde “grappige” screenshots. Ook online vind ik een veilig leerklimaat essentieel. Tip: als je zelf onverwacht weg moet: stuur altijd even een berichtje in de chatfunctie zodat het niet te veel afleidt van de presentatie of discussie van dat moment.
- Mijn laatste tip gaat over een hele leuke vorm van een online bijeenkomst. De (team) borrel! Omdat je in deze setting de “onder onsjes” met je collega’s mist, raad ik je aan om iets gezamenlijks te doen. Bijvoorbeeld een quiz met opdrachten. Wat dacht je van: Wie is als eerste in beeld met het strijkijzer? Of zing mee zodra de muziek stopt… Ook leuk: gebruik allemaal dezelfde achtergrond (indien je teams gebruikt kan dit heel gemakkelijk). Zo bevinden jullie je toch allemaal in dezelfde kroeg!
Dit waren ze dan! Succes met het ontdekken van de mogelijkheden van online bijeenkomsten. Hopelijk hebben deze tips je daarbij geholpen en blijven we ondanks de uitzonderlijke situatie toch met elkaar verbonden.
– Jill Abhelakh, Trainer